さて、最近仕事の効率というものに非常に気を遣っております。もともと時間が過ぎていくスピードが早い上に、周囲の状況の変化も早い。さらに仕事の量もどんどんと増えていく状態です。仕事を始める前にその仕事をどう片付けていこうか、考えて着手するわけですが、最近では、勘を働かせながら着手するタイミングや、どの仕事から着手すべきか、どの辺りまで着手して様子を見るべきかなどリアルタイムに行うようになってきました。
私は子供のころから料理をさせられていたので、今でも休日には食事の支度をする事があります。
食事の支度をする事と、仕事の段取りは非常によく似ている気がします。というのも、料理は食事をする瞬間に、すべての料理が同時に完成する事が肝心で、いろいろな料理をほぼ並行に調理しなければなりません。食材の購入から、下ごしらえ、煮物、焼きもの、ご飯の炊き具合・・・全て一瞬の内に、頭の中でスケジュールを描き実行します。正確には、すべてのスケジュールを最初から最後まで計画するのではなく、ある段階までを計画し、その段階に達する寸前に、次の段階を計画するというようなやり方です。
このような書き方をすると「いきあたりばったり」のようなイメージがありますが、実はそうではありません。というのも、「パーキンソンの法則」という現象があるからです。パーキンソンの法則とは、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という第一法則が有名です。どういう事かというと、その仕事を片付けようと計画した時間ぎりぎりいっぱいまで、仕事は膨らんでいくものであり、従ってその対処の方法を間違えると、「必ず間に合わない」という法則です。
「えっ」と思われた方も多いのではありませんか？スケジュール、計画というものは、もちろん大まかには目標を決定しておくものなのですが、それはあくまで「目標であってスケジュールではない」という事を認識すべきです。たとえば、ある開発の仕事を行うとします。これから3か月後の月末が納期だとします。その3か月後の納期は「目標」ではあるのですが、スケジュールではありません。ましてや、計画や戦略でもありません。多くのプロジェクトはその事を見誤っており、目標から引いた逆スケジュールを壁に張り出して、「がんばるそ！」と始めます。結果、パーキンソンの法則が働き、納期か近づけば近づくほど、仕事が増えていって間に合わないという事になるのです。
料理にたとえてみれば簡単です。料理を始めようとした時間が、午後5時。食事のスタートは午後7時だとします。食材の買い出しに30分。米を研いで炊く作業に20分。下ごしらえに30分。調理に30分。合計で110分ですから、ぎりぎり間に合うと考えたとします。そして、そのまま実行したとします。実際には、そんなに予定通りに進まない事に気が付くでしょう。たとえば、買い出しに行ったらいつもの店が改装中で別のお店に急きょ行かなくてはならなくなった。お米を研ごうとしたらなんとお米が切れていた。下ごしらえを始めたら、電話がかかってきて余計な仕事が増えた。調理を始めたら調味料がない事に気がついた・・・。
要するにリスクというものが最初に考慮されていないのです。 うまく進めるためには、買い物に行く前に材料と調味料を確認しておく。お店が閉まっていてもフォローできるように、すぐさまメニューを変更する別のプランを作っておく。計画には30％以上のバッファを設けておけば急な仕事にも慌てることはない・・・。
是非、みなさんの日頃の仕事を見直してみてください。目標と計画とを思い違えないように、目標通りに計画を実行するには、必ずリスクを乗り越えるための経験からくる戦略が必要です。ちなみに、パーキンソンの第二の法則は、「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」というものです。仕事の計画には30％以上のバッファが必要なように、お金を貯めたいと考えている方は、収入の内、30％を天引きして積み立てする事をお薦めします。そうすれば、いつでも30％の貯金が残りますが、それ以上は絶対に残らないという意味です。
